Buổi coaching một kèm một khác hẳn lớp đông người. Học viên không đến thì buổi đó mất trắng, người hướng dẫn ngồi chờ trước màn hình và không dạy được ai khác. Với khoá học trực tuyến, rào cản để bỏ buổi lại còn thấp hơn nữa. Bài viết này bàn về cách nhắc lịch coaching học viên online sao cho vừa giảm buổi trống, vừa giữ được học viên đi hết khoá.
Đặc thù bài toán nhắc lịch ngành coaching trực tuyến
Nhắc lịch coaching học viên online khó hơn các hình thức đào tạo khác ở bốn điểm.
Buổi học một kèm một không bù được. Lớp đông vắng một người vẫn diễn ra bình thường. Buổi kèm riêng vắng học viên là mất trọn khung giờ của người hướng dẫn.
Không có ràng buộc vật lý. Học viên đã đi tới trung tâm thì gần như chắc chắn sẽ học. Học online chỉ cần không bấm vào đường dẫn là xong.
Lịch thường linh hoạt. Coaching hay xếp theo thoả thuận từng tuần, không cố định. Học viên dễ nhầm giờ hơn lớp có lịch cứng.
Có yếu tố múi giờ. Với học viên ở nước ngoài hoặc người hướng dẫn ở nơi khác, sai múi giờ là lỗi thường gặp và rất khó chịu.
Các điểm dễ phát sinh bỏ buổi
- Buổi thứ hai và thứ ba. Sau buổi đầu hào hứng, học viên bắt đầu thấy việc học tốn công. Đây là giai đoạn rơi rụng mạnh nhất.
- Đổi giờ vào phút chót. Học viên xin đổi rồi quên mất giờ mới đã thoả thuận.
- Sau một tuần nghỉ. Nghỉ vì bận việc rồi mất luôn nhịp, rất khó quay lại.
- Không nhận được đường vào lớp. Đường dẫn nằm trong email hoặc trong tin cũ, đến giờ tìm không ra.
- Chưa làm bài tập. Học viên ngại vào lớp vì chưa chuẩn bị, nên chọn cách im lặng bỏ buổi.
Nguyên nhân cuối cùng ít được nói tới nhưng khá phổ biến. Một tin nhắc bài tập trước buổi hai ngày giải quyết được phần lớn trường hợp này.
Quy trình nhắc lịch coaching học viên online
Ngay sau khi chốt lịch — tin xác nhận. Ghi rõ ngày giờ kèm múi giờ, tên người hướng dẫn và nội dung buổi. Đây cũng là chỗ gửi đường vào lớp cố định.
Trước 2 ngày — tin nhắc chuẩn bị. Nhắc bài tập hoặc tài liệu cần đọc. Mục tiêu là để học viên không né buổi học vì chưa chuẩn bị.
Trước 1 ngày — tin nhắc lịch. Nhắc lại giờ và đường vào lớp, kèm cách xin đổi giờ nếu bận.
Trước 30 phút — tin nhắc vào lớp. Ngắn nhất trong chuỗi, chỉ đường dẫn và giờ. Đây là tin có tác dụng trực tiếp nhất với coaching online.
Sau buổi học — tin tổng kết. Tóm tắt nội dung, giao việc cho buổi sau và chốt lịch kế tiếp. Chốt lịch ngay lúc này hiệu quả hơn nhiều so với hỏi lại vào tuần sau.
Khi vắng 7 ngày — tin hỏi thăm. Không mang giọng trách móc. Đề nghị hỗ trợ xếp lại lịch phù hợp hơn.
Mốc trước ba mươi phút là mốc đặc thù của học trực tuyến. Với lớp học tại chỗ thì mốc này vô nghĩa vì học viên đã trên đường đi. Với học online, đó chính là thời điểm quyết định.
Mẫu nội dung cho từng mốc nhắc
| Mốc | Thông tin bắt buộc | Mục tiêu |
|---|---|---|
| Sau khi chốt lịch | Ngày giờ kèm múi giờ, đường vào lớp | Ghi nhận và phát hiện nhầm giờ |
| Trước 2 ngày | Bài tập, tài liệu cần đọc | Giúp học viên chuẩn bị kịp |
| Trước 1 ngày | Giờ học, cách xin đổi | Giải phóng khung giờ sớm nếu học viên bận |
| Trước 30 phút | Đường vào lớp | Đưa học viên vào lớp đúng giờ |
| Sau buổi học | Tóm tắt, việc cần làm, lịch buổi sau | Giữ nhịp và chốt lịch kế tiếp |
Nguyên tắc viết: mỗi tin một việc và đường vào lớp phải nằm ở tin cuối cùng trước giờ học. Bắt học viên lục lại tin từ tuần trước là cách nhanh nhất khiến họ vào muộn.
Xử lý múi giờ
Mọi tin liên quan tới giờ học nên ghi kèm múi giờ, kể cả khi cả hai bên đều ở trong nước. Thói quen này tránh được hiểu nhầm khi có học viên ở nước ngoài tham gia sau này.
Nếu hệ thống hỗ trợ, nên hiển thị giờ theo múi giờ của từng học viên thay vì một giờ chung.
Chọn kênh nhắc phù hợp
Học viên coaching thường là người đi làm, quen dùng ứng dụng nhắn tin. Vì vậy tin qua ứng dụng thường có tỷ lệ đọc cao hơn email.
Tuy nhiên với tin trước ba mươi phút, cần kênh có khả năng gây chú ý ngay. Email gần như không phù hợp cho mốc này vì người ta không kiểm tra hộp thư liên tục.
Nếu học viên ở nước ngoài, cần cân nhắc kênh khác vì một số ứng dụng nhắn tin phổ biến trong nước không được dùng rộng rãi ở nơi khác. Bài giải pháp nhắc lịch đa kênh có phần so sánh giúp chọn thứ tự ưu tiên.
Chỉ số theo dõi hiệu quả nhắc lịch coaching học viên online
Tỷ lệ buổi bị bỏ. Chỉ số chính. Nên tách theo buổi thứ mấy trong khoá để thấy giai đoạn nào rơi rụng nhiều nhất.
Tỷ lệ vào lớp đúng giờ. Riêng với học online, đây là chỉ số đáng theo dõi vì học viên vào muộn mười phút làm hỏng nhịp cả buổi.
Tỷ lệ hoàn thành khoá. Kết quả cuối cùng. Đây là con số quyết định khả năng học viên giới thiệu người khác.
Tỷ lệ chốt được lịch buổi sau ngay sau buổi học. Chỉ số ít người đo nhưng rất hữu ích. Chốt được ngay thì khả năng học viên duy trì cao hơn hẳn.
Cách đọc hữu ích: nếu tỷ lệ bỏ buổi tập trung vào buổi thứ hai và thứ ba, vấn đề nằm ở giai đoạn tạo thói quen chứ không nằm ở chất lượng nội dung. Khi đó nên tăng cường chuỗi tin ở hai buổi đầu.
Ba sai lầm thường gặp
Sai lầm 1 — Chỉ gửi lịch một lần lúc đăng ký. Với khoá kéo dài nhiều tuần, học viên không thể nhớ hết. Mỗi buổi cần chuỗi nhắc riêng.
Sai lầm 2 — Không có tin sát giờ. Đây là đặc thù của học online mà nhiều trung tâm bỏ qua vì quen với mô hình học tại chỗ.
Sai lầm 3 — Dùng giọng trách móc với học viên hay vắng. Người bỏ buổi thường đã tự thấy áy náy. Tin mang giọng phê bình khiến họ ngại quay lại và bỏ luôn khoá học.
Triển khai theo quy mô
Cách triển khai nhắc lịch coaching học viên online thay đổi theo quy mô.
Người dạy tự do, dưới hai mươi học viên. Chưa cần hệ thống phức tạp. Một công cụ nhắc lịch cơ bản với hai kịch bản là đủ: nhắc trước một ngày và nhắc trước ba mươi phút.
Trung tâm nhỏ, nhiều người hướng dẫn. Cần quản lý lịch theo từng người và tránh xếp trùng. Kịch bản nhắc nên ghi rõ tên người hướng dẫn của buổi đó.
Nền tảng đào tạo trực tuyến. Cần kết nối tự động giữa hệ thống lịch và hệ thống nhắc. Ở quy mô này, việc nhập tay không còn khả thi.
Lưu ý pháp lý: tin nhắc buổi học là tin chăm sóc phát sinh từ giao dịch đã có. Nhưng tin mời mua khoá mới hoặc chương trình ưu đãi mang tính quảng cáo, cần tuân thủ Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn rác.
Câu hỏi thường gặp
1. Nên nhắc học viên trước bao lâu?
Chuỗi hợp lý gồm bốn mốc: sau khi chốt lịch, trước hai ngày, trước một ngày và trước ba mươi phút. Mốc cuối là mốc quan trọng nhất với học trực tuyến.
2. Gửi đường vào lớp ở tin nào?
Nên có ở cả tin xác nhận và tin trước ba mươi phút. Học viên tìm lại tin cũ vào phút chót là nguyên nhân phổ biến khiến buổi học bắt đầu muộn.
3. Học viên hay xin đổi giờ thì xử lý sao?
Cho phép đổi giờ ngay trong tin nhắc trước một ngày. Đổi sớm thì người hướng dẫn còn xếp được học viên khác vào khung đó thay vì để trống.
4. Có nên nhắc bài tập trước buổi học không?
Nên. Nhiều học viên bỏ buổi vì chưa chuẩn bị chứ không phải vì quên lịch. Tin nhắc bài tập trước hai ngày cho họ thời gian làm kịp.
5. Người dạy tự do có cần công cụ riêng không?
Không bắt buộc ngay từ đầu. Nhưng khi vượt khoảng mười học viên đang theo học cùng lúc, việc nhắc thủ công bắt đầu tốn thời gian và dễ sót.
6. Làm sao giữ học viên đi hết khoá?
Tập trung vào ba buổi đầu, vì đó là giai đoạn rơi rụng nhiều nhất. Chốt lịch buổi kế tiếp ngay sau mỗi buổi học cũng giúp duy trì nhịp tốt hơn hẳn việc hẹn lại sau.