Một buổi chụp không phải chỉ có nhiếp ảnh gia. Còn trang điểm, trợ lý ánh sáng, phòng chụp đã giữ và có khi cả trang phục đã thuê. Khách báo huỷ trước hai tiếng nghĩa là cả ê-kíp ngồi không nguyên buổi. Bài viết này trình bày cách tổ chức nhắc lịch cho studio chụp ảnh để giữ được khung giờ đã chốt.
Đặc thù lịch hẹn của studio chụp ảnh
Lịch của studio khác lịch dịch vụ thông thường ở bốn điểm.
Một lịch kéo theo nhiều người. Chi phí của một buổi trống không chỉ là khung giờ, mà là toàn bộ ê-kíp đã sắp xếp.
Khách phải chuẩn bị trước. Trang phục, phụ kiện, đôi khi cả việc dưỡng da hoặc cắt tóc trước vài ngày. Không dặn kỹ thì buổi chụp không ra ảnh như mong đợi.
Không chỉ có một mốc. Sau buổi chụp còn lịch chọn ảnh, lịch duyệt hậu kỳ và lịch nhận sản phẩm. Chuỗi này kéo dài vài tuần và rất dễ đứt ở giữa.
Nhiều buổi phụ thuộc thời tiết. Chụp ngoại cảnh cần phương án dời lịch rõ ràng, thống nhất từ đầu chứ không bàn vào phút chót.
Những chỗ studio hay mất buổi chụp
Khách chốt lịch quá sớm rồi quên. Ảnh cưới hay chụp kỷ yếu thường đặt trước cả tháng. Không có tin nhắc giữa chừng thì lịch trôi khỏi trí nhớ.
Đặt thử nhiều nơi. Khách hỏi giá và giữ chỗ ở vài studio cùng lúc, chỉ chốt một nơi vào phút cuối.
Tới muộn kéo theo dây chuyền. Buổi chín giờ trễ bốn mươi phút là buổi mười một giờ cũng lệch, và khách sau chịu thiệt.
Chuẩn bị sai. Quên mang trang phục đã thống nhất, hoặc để tóc vừa nhuộm hôm trước. Buổi chụp vẫn diễn ra nhưng kết quả không như ý.
Bỏ dở khâu chọn ảnh. Khách nhận link ảnh thô rồi để đó vài tuần. Studio không đóng được đơn hàng và không thu nốt được tiền.
Quy trình nhắc lịch ba chặng
Chặng 1 — khi chốt lịch. Gửi tin xác nhận có ngày giờ, địa điểm, thời lượng dự kiến và danh sách việc cần chuẩn bị. Nếu có đặt cọc thì ghi rõ số tiền đã nhận và chính sách dời lịch.
Chặng 2 — trước buổi chụp. Nhắc trước một tuần cho lịch đặt xa, nhắc lại trước hai ngày kèm danh sách chuẩn bị, và một tin ngắn vào tối hôm trước xác nhận giờ có mặt.
Chặng 3 — sau buổi chụp. Nhắc mốc chọn ảnh, mốc duyệt bản hậu kỳ và ngày nhận sản phẩm. Chặng này giữ cho đơn hàng chạy tới đích thay vì treo lơ lửng.
Mốc nhắc theo loại dịch vụ
| Loại buổi chụp | Mốc nhắc | Nội dung cần dặn |
|---|---|---|
| Chụp chân dung, hồ sơ | Trước 2 ngày và tối hôm trước | Trang phục, giờ có mặt sớm 15 phút |
| Chụp gia đình, em bé | Trước 3 ngày và 1 ngày | Giờ ngủ của bé, đồ ăn nhẹ mang theo |
| Chụp cưới | Trước 2 tuần, 3 ngày và 1 ngày | Lịch thử đồ, phương án thời tiết |
| Chụp sản phẩm | Trước 2 ngày | Thời điểm gửi mẫu tới studio |
| Chụp kỷ yếu theo nhóm | Trước 1 tuần và 1 ngày | Điểm tập trung, người đại diện nhóm |
| Lịch chọn ảnh, nhận album | Trước 2 ngày, nhắc lại sau 1 tuần | Hạn chọn ảnh và số ảnh trong gói |
Mẫu tin nhắc cho studio
Tin của studio nên ngắn, có giờ rõ ràng và luôn kèm phần chuẩn bị tách riêng.
Tin xác nhận sau khi chốt lịch
“[Ten studio] xac nhan buoi chup cua chi Ha: 09:00 ngay 20/09, thoi luong 3 tieng, dia chi 12 Nguyen Trai. Da nhan coc 1.000.000d. Doi lich: 1900xxxx”
Tin nhắc kèm chuẩn bị
“[Ten studio] nhac buoi chup ngay 20/09 cua chi Ha. Chi mang 2 bo trang phuc da chon, den truoc 15 phut de trang diem. Hotline 1900xxxx”
Tin xác nhận tối hôm trước
“[Ten studio]: buoi chup cua chi Ha 09:00 sang mai van dung lich. Neu can thay doi, bao giup em truoc 20:00 toi nay.”
Tin nhắc chọn ảnh
“[Ten studio] da gui link anh goc cho chi Ha. Vui long chon 30 anh truoc ngay 27/09 de kip lich hau ky. Can ho tro: 1900xxxx”
Xem thêm: Cách viết SMS nhắc lịch chuyên nghiệp: cấu trúc, mẫu tin và lỗi cần tránh.
Đặt cọc và chính sách dời lịch
Nhắc lịch giảm được phần quên, nhưng phần khách đặt cho có thì cần chính sách rõ ràng.
Cọc giữ chỗ. Mức cọc vừa phải đủ để khách cân nhắc trước khi bỏ lịch. Ghi rõ trong tin xác nhận, không để tới lúc tranh cãi mới nói.
Mốc dời lịch miễn phí. Ví dụ báo trước 48 giờ thì được dời một lần. Có mốc rõ ràng khiến khách chủ động báo sớm thay vì im lặng.
Nhắc chính sách trong tin trước buổi chụp. Một dòng ngắn là đủ, không cần trích cả điều khoản.
Ưu tiên dời hơn huỷ. Khi khách báo bận, đề xuất ngay hai khung giờ thay thế. Giữ được đơn hàng vẫn hơn hoàn cọc.
Xử lý buổi chụp ngoại cảnh phụ thuộc thời tiết
Đây là nhóm lịch dễ gây tranh cãi nhất nếu không thống nhất từ đầu.
Chốt phương án dự phòng ngay khi đặt lịch. Ngày thay thế và mốc giờ quyết định phải ghi trong tin xác nhận.
Định trước ai là người quyết. Thường là studio, dựa trên dự báo trước buổi chụp một ngày.
Gửi tin quyết định đúng mốc đã hẹn. Khách chờ tin mà không thấy sẽ tự đoán, và mỗi bên đoán một kiểu.
Giữ nguyên ê-kíp cho ngày dời. Đổi người chụp giữa chừng làm khách mất niềm tin vào phong cách ảnh đã chọn.
Giữ nhịp cho chuỗi lịch sau buổi chụp
Nhiều studio làm rất tốt khâu chụp nhưng để rơi ở khâu hậu kỳ.
Đặt hạn cho từng bước. Hạn chọn ảnh, hạn duyệt bản chỉnh, hạn nhận sản phẩm. Không có hạn thì đơn hàng kéo dài vô tận.
Nhắc hai lần cho mỗi hạn. Một tin khi gửi bàn giao, một tin trước hạn hai ngày.
Đóng đơn rõ ràng. Khi khách nhận sản phẩm, gửi tin cảm ơn kèm lời mời quay lại cho dịp sau.
Ghi lại dịp đặc biệt. Sinh nhật bé, ngày cưới, ngày tốt nghiệp. Đây là cơ sở để nhắc lịch chụp năm sau đúng thời điểm.
Chỉ số cần theo dõi
Tỷ lệ buổi chụp diễn ra đúng lịch. So với tổng số lịch đã chốt trong tháng.
Tỷ lệ huỷ sát giờ. Tính riêng phần huỷ trong vòng 24 giờ, vì đây là phần gây thiệt hại lớn nhất.
Thời gian trung bình từ chụp tới bàn giao. Chỉ số phản ánh chuỗi lịch sau buổi chụp có chạy hay không.
Tỷ lệ khách quay lại. Với studio, khách cũ và khách được giới thiệu thường chiếm phần lớn doanh thu.
Tự động hoá cho studio nhiều ê-kíp
Studio chạy vài buổi mỗi ngày với nhiều nhiếp ảnh gia nên có hệ thống chung.
Lịch giữ cả người và phòng. Một buổi chụp phải giữ đồng thời nhiếp ảnh gia, người trang điểm và phòng chụp.
Mẫu tin theo gói dịch vụ. Mỗi gói có phần chuẩn bị riêng, gắn sẵn vào mẫu tin để nhân viên không phải soạn tay.
Chuỗi hậu kỳ tự sinh. Chụp xong, hệ thống tạo luôn các mốc chọn ảnh và bàn giao.
Bảng theo dõi đơn đang treo. Danh sách khách chưa chọn ảnh quá hạn, để nhân viên gọi nhắc mỗi tuần.
Xem thêm: Quản lý lịch hẹn nhiều chi nhánh: mô hình vận hành và tiêu chí chọn phần mềm.
Chọn kênh nhắc cho khách của studio
Khách chụp ảnh phần lớn là người trẻ và quen trao đổi bằng tin nhắn. Nhưng mỗi loại tin lại hợp với một kênh khác nhau.
Tin nhắn thương hiệu. Dùng cho tin xác nhận và tin nhắc trước buổi chụp. Hiển thị tên studio nên khách không bỏ qua.
Ứng dụng nhắn tin. Hợp với phần trao đổi có hình: ảnh mẫu trang phục, bản đồ đường vào, ảnh xem trước.
Gọi điện. Dành cho ca khách im lặng nhiều ngày hoặc ca cần đổi lịch gấp vì thời tiết.
Thư điện tử. Dùng cho khách doanh nghiệp chụp sản phẩm, vì họ cần lưu lại trao đổi để đối chiếu hợp đồng.
Phối hợp trong ê-kíp
Một lịch chụp chỉ chạy trơn khi mọi người trong ê-kíp cùng nhìn một bảng lịch.
Người nhận khách. Chốt giờ, thu cọc và gửi tin xác nhận. Đây là nơi mọi thông tin bắt đầu.
Nhiếp ảnh gia. Cần biết trước phong cách khách chọn để chuẩn bị thiết bị và bối cảnh.
Người trang điểm. Cần biết giờ khách có mặt thật, không phải giờ ghi trên lịch chụp.
Người hậu kỳ. Nhận bàn giao đúng hạn thì chuỗi lịch sau buổi chụp mới giữ được nhịp.
Câu hỏi thường gặp
1. Nên nhắc lịch chụp ảnh trước bao lâu?
Lịch đặt xa nên nhắc trước một tuần, sau đó nhắc lại trước hai ngày và xác nhận vào tối hôm trước.
2. Làm sao giảm tình trạng khách huỷ sát giờ?
Kết hợp ba việc: nhận cọc giữ chỗ, nêu rõ mốc dời lịch miễn phí, và xác nhận lại vào tối hôm trước để khách có dịp báo sớm.
3. Khách đặt lịch rồi im lặng thì nên làm gì?
Gửi một tin xác nhận có câu hỏi cần trả lời, ví dụ đề nghị chọn một trong hai khung giờ. Khách không phản hồi sau hai lần thì nên gọi điện.
4. Chụp ngoại cảnh gặp mưa thì xử lý thế nào?
Thống nhất ngày dự phòng ngay khi đặt lịch và chốt mốc giờ ra quyết định, thường là trước buổi chụp một ngày.
5. Khách chậm chọn ảnh thì nhắc ra sao?
Đặt hạn cụ thể ngay khi gửi ảnh thô, nhắc lại trước hạn hai ngày. Nếu quá hạn thì gọi điện một lần thay vì tiếp tục nhắn.
6. Studio nhỏ có cần phần mềm nhắc lịch không?
Một hai buổi mỗi ngày thì lịch giấy vẫn theo được. Khi chạy nhiều ê-kíp song song và có chuỗi hậu kỳ kéo dài thì nên dùng phần mềm.