Khung giờ tối thứ Sáu và cả ngày Chủ nhật là phần doanh thu lớn nhất của một tiệm nail. Cũng chính hai khung đó bị bom lịch nhiều nhất. Một bộ móng đắp bột mất gần hai tiếng, khách không tới thì thợ ngồi không và tiệm mất luôn cơ hội nhận khách khác. Bài viết này phân tích phần mềm nhắc lịch hẹn cho tiệm nail nên có gì và chọn thế nào.
Bài toán thật của tiệm nail
Trước khi bàn tới phần mềm, cần gọi tên đúng vấn đề.
Khách bom lịch vào khung giờ đắt nhất. Cuối tuần và buổi tối là lúc khách đông, cũng là lúc lịch dễ bị bỏ nhất vì khách có nhiều việc phát sinh.
Lịch dặm móng bị quên. Móng đắp bột hoặc sơn gel cần dặm sau hai tới ba tuần. Khách để lâu quá thì móng hỏng và họ thường đi tiệm khác làm lại từ đầu.
Khách chỉ đi theo thợ quen. Đặt lịch mà thợ đó kín giờ thì khách bỏ luôn buổi, không chuyển sang thợ khác.
Thời lượng mỗi dịch vụ rất khác nhau. Sơn thường ba mươi phút, đắp bột vẽ tay có thể hai tiếng rưỡi. Xếp lịch sai thời lượng là cả buổi vỡ trận.
Phần mềm chỉ hữu ích khi giải được đúng bốn việc này, không phải khi có nhiều tính năng nhất.
Tính năng cần có
Nhắc lịch tự động nhiều mốc. Tối thiểu hai mốc: trước một ngày để khách sắp xếp và trước hai tiếng để khách nhớ. Mốc thứ hai giảm bom lịch rõ nhất.
Lịch gắn với từng thợ. Mỗi thợ một cột lịch riêng, biết ai đang rảnh khung nào. Đây là yêu cầu bắt buộc với tiệm có từ ba thợ trở lên.
Thời lượng theo dịch vụ. Hệ thống tự chặn đúng số phút cho từng loại dịch vụ, không để hai khách chồng giờ.
Nhắc lịch dặm móng theo chu kỳ. Làm xong hôm nay thì hệ thống tự đặt mốc nhắc sau hai hoặc ba tuần tuỳ dịch vụ.
Khách tự xác nhận hoặc dời lịch. Một đường dẫn trong tin nhắn để khách bấm xác nhận. Khách dời sớm thì tiệm còn kịp lấp chỗ.
Lưu ảnh mẫu và ghi chú khách. Màu đã làm, mẫu đã vẽ, khách dị ứng gì. Đây là thứ khiến khách quay lại.
Danh sách chờ. Khi có khách huỷ, hệ thống gợi ý ngay người đang chờ khung giờ đó.
Những tính năng nghe hay nhưng chưa cần vội
Tiệm nhỏ dễ bị cuốn theo danh sách tính năng dài rồi trả tiền cho phần không dùng tới.
Thẻ thành viên tích điểm nhiều bậc. Chỉ có ý nghĩa khi tiệm đã có lượng khách quen ổn định và có người theo dõi chương trình.
Báo cáo phân tích chi tiết. Vài biểu đồ đẹp không giúp gì nếu chưa đo được ba con số cơ bản: lịch đã đặt, lịch đã đến, lịch bị bỏ.
Ứng dụng riêng cho khách tải về. Khách nail hiếm khi cài thêm ứng dụng cho một tiệm. Tin nhắn và đường dẫn đặt lịch là đủ.
Tích hợp quá nhiều kênh. Bắt đầu bằng một kênh nhắc chính, chạy ổn rồi mới mở thêm.
Tiêu chí đánh giá khi chọn phần mềm
| Tiêu chí | Câu hỏi cần đặt ra |
|---|---|
| Chi phí tin nhắn | Tính theo tin hay trọn gói, một khách trung bình tốn bao nhiêu mỗi tháng |
| Thời gian học dùng | Thợ mới vào có tự xếp lịch được sau một buổi hướng dẫn không |
| Dùng trên điện thoại | Chủ tiệm xem lịch và sửa lịch bằng điện thoại có tiện không |
| Xuất dữ liệu | Có lấy được danh sách khách và lịch sử dịch vụ ra khi muốn đổi nhà cung cấp không |
| Hỗ trợ khi có sự cố | Cuối tuần đông khách mà hệ thống lỗi thì liên hệ ai |
| Tên hiển thị trong tin | Tin nhắc hiện tên tiệm hay hiện một dãy số lạ |
Tiêu chí cuối cùng thường bị bỏ qua. Tin nhắn từ dãy số lạ dễ bị khách xoá và làm giảm hẳn hiệu quả của cả hệ thống.
Quy trình triển khai trong tiệm
Bước 1 — chuẩn hoá danh mục dịch vụ. Liệt kê từng dịch vụ kèm thời lượng thật và giá. Đây là nền của mọi thứ phía sau.
Bước 2 — nhập danh sách khách quen. Tên, số điện thoại, thợ hay làm và dịch vụ gần nhất. Không cần nhập hết lịch sử, chỉ cần đủ để nhắc.
Bước 3 — cài mẫu tin nhắc. Ba mẫu là đủ để bắt đầu: xác nhận lịch, nhắc trước một ngày, nhắc dặm móng.
Bước 4 — chạy thử một tuần. Chỉ bật cho một thợ hoặc một nhóm khách quen, xem tin có đi đúng giờ không.
Bước 5 — mở rộng cho cả tiệm. Sau khi mẫu tin đã chỉnh xong và thợ đã quen thao tác.
Xem thêm: Phần mềm quản lý lịch hẹn salon tóc: chọn sao cho đúng quy mô.
Mẫu tin nhắc dùng cho tiệm nail
Tin của tiệm nail nên ngắn, có tên thợ và luôn kèm cách dời lịch.
Tin xác nhận
“[Ten tiem] xac nhan lich cua chi Ngan: 19:00 ngay 12/09, dap bot ve tay, tho Linh, du kien 120 phut. Doi lich: 09xxxxxxxx”
Tin nhắc trước một ngày
“[Ten tiem] nhac lich lam mong 19:00 toi mai cua chi Ngan voi tho Linh. Neu ban, chi bao truoc giup em de nhuong khung gio nhe.”
Tin nhắc dặm móng
“[Ten tiem]: bo mong cua chi Ngan lam ngay 12/09 da duoc 3 tuan, den lich dam roi a. Dat lich: 09xxxxxxxx”
Tin mời lấp chỗ trống
“[Ten tiem]: vua co khach doi lich, con trong khung 18:00 toi nay voi tho Linh. Chi Ngan can lam som thi nhan tin giup em.”
Giảm bom lịch ở khung giờ vàng
Riêng khung cuối tuần và buổi tối nên có chính sách chặt hơn.
Yêu cầu xác nhận lại. Khách phải bấm xác nhận hoặc nhắn lại một chữ, nếu không thì khung giờ được mở cho người khác.
Đặt cọc với dịch vụ dài. Bộ móng vẽ tay hai tiếng nên có cọc nhỏ. Mức cọc không cần cao, chỉ cần đủ để khách cân nhắc.
Giữ danh sách chờ. Luôn có vài khách sẵn sàng nhận khung trống báo trước vài giờ.
Ghi nhận khách bỏ lịch nhiều lần. Khách bỏ ba lần liên tiếp thì nên yêu cầu cọc trước khi giữ khung giờ đẹp.
Gợi ý lựa chọn theo quy mô
Tiệm một tới hai thợ. Một công cụ nhắc lịch đơn giản kèm sổ lịch trên điện thoại là đủ. Ưu tiên chi phí thấp và dễ dùng, chưa cần lịch nhiều cột.
Tiệm ba tới sáu thợ. Cần lịch theo từng thợ, thời lượng theo dịch vụ và nhắc tự động hai mốc. Đây là nhóm hưởng lợi nhiều nhất từ phần mềm.
Tiệm trên sáu thợ hoặc nhiều cơ sở. Cần thêm phân quyền, báo cáo doanh thu theo thợ và hồ sơ khách dùng chung giữa các cơ sở.
Tiệm kèm dịch vụ mi và gội. Nên chọn hệ thống cho phép cấu hình nhiều nhóm dịch vụ với thời lượng khác nhau trên cùng một lịch.
Chỉ số cần theo dõi sau khi triển khai
Tỷ lệ bom lịch theo khung giờ. Tách riêng khung cuối tuần để thấy đúng chỗ đang mất tiền.
Tỷ lệ khách quay lại dặm móng. Đo trực tiếp hiệu quả của tin nhắc theo chu kỳ.
Tỷ lệ lấp được chỗ trống. Trong số lịch bị huỷ, bao nhiêu khung được khách khác nhận.
Số lịch mỗi thợ mỗi ngày. Giúp phân bổ khách đều hơn thay vì dồn hết vào một hai thợ đông khách.
Xem thêm: Cách giảm tỷ lệ bom lịch khách hàng: 7 biện pháp có số liệu chứng minh.
Kết nối phần mềm với các công cụ đang dùng
Phần lớn tiệm nail đã có sẵn vài công cụ rời rạc. Việc nối chúng lại quan trọng hơn là thay hết bằng một hệ thống mới.
Trang mạng xã hội của tiệm. Phần lớn khách nhắn tin đặt lịch qua đây. Nên có đường dẫn đặt lịch gắn ngay trong phần giới thiệu.
Sổ thu chi hoặc phần mềm bán hàng. Doanh thu theo thợ nên lấy từ một nguồn duy nhất, tránh cuối tháng phải đối chiếu hai bảng.
Kho ảnh mẫu. Ảnh bộ móng đã làm nên gắn vào hồ sơ khách, không để lẫn trong thư viện ảnh điện thoại của thợ.
Kênh gửi tin. Nếu tiệm đã dùng một đầu số hiển thị tên thương hiệu thì nên giữ, chỉ đổi phần tạo lịch phía sau.
Sai lầm thường gặp khi mới dùng phần mềm
Nhập hết dữ liệu cũ ngay từ đầu. Việc này ngốn nhiều ngày và thường bỏ dở. Chỉ nhập khách còn đi trong sáu tháng gần nhất.
Bật mọi loại tin nhắc cùng lúc. Khách nhận bốn năm tin cho một lịch sẽ thấy phiền. Bắt đầu bằng hai mốc rồi điều chỉnh dần.
Để mỗi thợ tự giữ lịch riêng. Lịch phải nằm chung một chỗ, nếu không thì tình trạng trùng giờ vẫn tiếp diễn.
Không xem lại số liệu. Mỗi tháng dành mười lăm phút xem tỷ lệ bom lịch và tỷ lệ quay lại là đủ để biết nên chỉnh gì.
Câu hỏi thường gặp
1. Tiệm nail nhỏ có cần phần mềm nhắc lịch không?
Một hai thợ thì sổ lịch vẫn theo được, nhưng phần nhắc tự động vẫn nên có. Việc quên nhắc khách dặm móng xảy ra ở mọi quy mô.
2. Nên nhắc khách trước bao lâu?
Hai mốc: trước một ngày để khách sắp xếp và trước khoảng hai tiếng để khách nhớ. Riêng khung giờ tối nên có thêm bước xác nhận lại.
3. Nhắc lịch dặm móng sau bao nhiêu ngày là hợp lý?
Thường sau hai tới ba tuần tuỳ dịch vụ và tốc độ mọc móng của khách. Nên ghi chú riêng cho từng khách sau vài lần làm.
4. Có nên bắt khách đặt cọc không?
Chỉ nên áp dụng với dịch vụ dài trên một tiếng rưỡi hoặc khung giờ vàng cuối tuần. Áp dụng cho mọi lịch dễ khiến khách mới ngại đặt.
5. Khách chỉ đi theo một thợ thì xếp lịch thế nào?
Cho khách thấy lịch trống của đúng thợ đó và đề xuất khung gần nhất. Nếu kín thì đề nghị ghi vào danh sách chờ thay vì mời thợ khác ngay.
6. Tin nhắc gửi bằng kênh nào là tốt nhất?
Kênh hiển thị được tên tiệm sẽ có tỷ lệ đọc cao hơn hẳn. Tin từ dãy số lạ thường bị bỏ qua hoặc bị đánh dấu là tin rác.