Kịch bản nhắc lịch hẹn được sử dụng để nhắc nhở khách hàng về một cuộc hẹn đã được đặt trước đó. Kịch bản này bao gồm thông tin về thời gian, địa điểm và mục đích của cuộc hẹn, cũng như lời nhắc nhở về việc đến đúng giờ và liên hệ nếu có bất kỳ thay đổi hoặc vấn đề gì.
Tại sao phải xây dựng kịch bản nhắc lịch hẹn?
Kịch bản nhắc hẹn là một phần quan trọng của quy trình tương tác với khách hàng và có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng với doanh nghiệp của bạn. Việc sử dụng kịch bản nhắc hẹn giúp đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền tải đúng cách và đảm bảo tính chính xác của lịch hẹn.
Kịch bản nhắc hẹn cũng giúp giảm thiểu nhầm lẫn và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong quá trình tương tác với khách hàng. Nếu khách hàng cảm thấy thông tin lịch hẹn không rõ ràng hoặc không được xác nhận kịp thời, họ có thể cảm thấy không hài lòng và có thể không tiếp tục sử dụng dịch vụ của bạn.
Tham khảo: Phần mềm nhắc nhở cuộc hẹn uy tín cho doanh nghiệp
Mẫu kịch bản nhắc lịch hẹn được sử dụng phổ biến nhất
Mẫu kịch bản 1
Xin chào….[Tên khách hàng], bạn có cuộc hẹn với [Tên công ty] vào [Ngày] lúc [Thời gian]. Vui lòng đến đúng giờ, nếu có bất kỳ thay đổi nào hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline [Số điện thoại]
Mẫu kịch bản 2
Xin chào…..[Tên khách hàng], bạn có hẹn với….[Tên công ty]. Thời gian….. [Giờ] tại….[Địa điểm]. Vui lòng trả lời 1 để xác nhận – hoặc trả lời 2 nếu bạn cần lên lịch lại.
Mẫu kịch bản 3
Xin chào….[Tên khách hàng], vào lúc…[Thời gian] ngày….[Ngày hẹn], bạn có hẹn với…[Tên công ty] để tham gia…[Tên sự kiện]. Vui lòng đến đúng giờ, nếu có bất kỳ thay đổi về cuộc hẹn hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline….[Số điện thoại] để được hỗ trợ sớm nhất.
Tham khảo: Cách Nhắc Lịch Hẹn Với Khách Hàng Hiệu Quả Cho Ngành F&B
Mẫu kịch bản 4
Xin chào…..[Tên khách hàng], đây là lời nhắc cho cuộc hẹn của bạn vào [Ngày] lúc [Thời gian/Giờ] tại [Địa điểm]. Bạn vui lòng xác nhận lại cuộc hẹn với chúng tôi.
Mẫu kịch bản 5
Xin chào….[Tên khách hàng], chúng tôi rất hy vọng được gặp bạn vào [Ngày] lúc [Thời gian] tại….[Địa điểm]. Chúc bạn có một ngày làm việc tốt lành.
Tham khảo: Phần mềm nhắc lịch hẹn cho doanh nghiệp
Trên đây là một số mẫu kịch bản nhắc lịch hẹn phổ biến, hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được kịch bản phù hợp. Từ đó tạo ra một trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và đảm bảo tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: https://nhaclichhen.com/
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- VP Chi nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
Kịch bản nhắc hẹn 3 chạm: trước 24 giờ, trước 3 giờ và sau buổi hẹn
Ba chạm là cấu trúc được dùng nhiều nhất vì nó bám đúng ba thời điểm khách dễ quên: lúc còn đủ thời gian sắp xếp, lúc sắp phải đi, và lúc vừa xong buổi.
Chạm 1 — trước 24 giờ. Mục tiêu là để khách kịp báo nếu bận. Tin cần nêu đủ ngày giờ, dịch vụ, địa điểm và cách đổi lịch. Đây là chạm quan trọng nhất vì nếu khách báo huỷ ở đây, cơ sở còn cả một ngày để lấp chỗ.
Mẫu: [Thương hiệu] nhắc chị [Tên]: lịch [Dịch vụ] của chị vào [Giờ] ngày mai [Ngày] tại [Địa chỉ]. Chị cần đổi giờ vui lòng nhắn lại hoặc gọi [Số] ạ.
Chạm 2 — trước 2 đến 3 giờ. Mục tiêu là để khách không quên trong ngày. Tin ngắn hơn hẳn chạm 1, chỉ nhắc giờ và địa điểm, thêm thông tin giúp khách đi lại thuận tiện nếu có.
Mẫu: [Thương hiệu] nhắc chị [Tên] có hẹn lúc [Giờ] hôm nay ạ. Chị tới trước 5 phút để em chuẩn bị sẵn nhé. Địa chỉ: [Địa chỉ].
Chạm 3 — sau buổi hẹn. Mục tiêu là giữ liên hệ và mở đường cho buổi kế. Gửi sau vài giờ tới một ngày tuỳ dịch vụ, kèm dặn dò nếu khách cần tự chăm sóc ở nhà.
Mẫu: Cảm ơn chị [Tên] đã tới [Thương hiệu] hôm nay. Chị thấy buổi vừa rồi ổn chứ ạ? Buổi tiếp theo nên cách [Số] tuần, em giữ khung giờ quen cho chị nhé.
Ba lưu ý khi chạy kịch bản 3 chạm:
- Không phải buổi nào cũng cần đủ ba chạm. Buổi ngắn, khách quen thì hai chạm là đủ; buổi dài, ca thủ thuật hoặc khách mới mới cần đủ ba.
- Điều kiện dừng phải có trước khi bật. Khách đã huỷ thì không nhận chạm 2; khách đã trả lời thì chuyển cho người xử lý.
- Ba chạm phải khác nội dung. Gửi ba tin gần giống nhau là cách nhanh nhất để khách bỏ qua cả ba.
Kịch bản ZNS nhắc hẹn: viết thế nào để mẫu được duyệt nhanh
Khi gửi qua Zalo ZNS, nội dung phải nằm trong mẫu được duyệt trước. Phần lớn mẫu bị từ chối vì cùng vài lý do, và đều tránh được.
Bốn nguyên tắc soạn mẫu ZNS nhắc hẹn:
- Chỉ chứa thông tin của giao dịch. Ngày giờ, dịch vụ, địa điểm, cách liên hệ. Thêm một câu mời mua là mẫu chuyển sang nhóm quảng cáo, yêu cầu duyệt khác hẳn.
- Tham số phải rõ nghĩa. Đặt tên tham số theo đúng nội dung sẽ điền, ví dụ tên khách, ngày hẹn, giờ hẹn — tránh đặt chung chung.
- Không viết hoa cả câu, không nhồi biểu tượng. Đây là lỗi hình thức bị từ chối nhiều nhất.
- Một mẫu cho một tình huống. Đừng cố gộp nhắc lịch và cảm ơn vào cùng một mẫu để tiết kiệm lượt duyệt.
Mẫu ZNS nhắc trước một ngày:
Kính chào [Tên khách],
[Thương hiệu] xin nhắc lịch [Dịch vụ] của quý khách:
Thời gian: [Giờ] ngày [Ngày]
Địa điểm: [Địa chỉ]
Quý khách cần thay đổi lịch vui lòng liên hệ [Số điện thoại].
Mẫu ZNS nhắc sát giờ:
Kính chào [Tên khách],
[Thương hiệu] nhắc quý khách có lịch [Dịch vụ] lúc [Giờ] hôm nay tại [Địa chỉ].
Quý khách vui lòng tới trước 5 phút để được phục vụ đúng giờ.
Mẫu ZNS nhắc buổi kế trong liệu trình:
Kính chào [Tên khách],
Theo phác đồ, buổi [Số buổi] của quý khách nên thực hiện trong khoảng [Khoảng ngày].
Quý khách vui lòng liên hệ [Số điện thoại] để đặt lịch phù hợp.
Quy trình đăng ký và các lỗi khiến mẫu bị từ chối có trong bài cách đăng ký ZNS template Zalo. Nếu cần chạy song song cả ZNS và SMS, xem thêm so sánh ZNS và SMS Brandname.
Chọn kịch bản theo loại dịch vụ
| Loại dịch vụ | Kịch bản phù hợp |
|---|---|
| Buổi ngắn, khách quen | 2 chạm: xác nhận khi đặt và nhắc trước 1 ngày |
| Buổi dài, ca thủ thuật | 3 chạm đầy đủ, thêm phần dặn chuẩn bị trước buổi |
| Liệu trình nhiều buổi | 3 chạm cho mỗi buổi, cộng nhánh nhắc buổi kế theo phác đồ |
| Mốc định kỳ xa, tái khám | Nhắc trước 1 tuần rồi nhắc lại trước 1 ngày khi đã đặt lịch |
Mốc nhắc cụ thể cho từng ngành có trong bài nên nhắc lịch trước bao lâu.